Склад онлайн-магазина: Telegram, Uzum и офлайн-остатки
Когда один остаток продаётся через несколько каналов, пересчёт усложняется: как учитывать резерв, товар у курьера, на маркетплейсе и возвраты.
Онлайн-магазин обычно продаёт сразу в нескольких каналах: Telegram-канал или бот, страница в соцсети, маркетплейс (например, Uzum), иногда обычная точка в офисе. Остаток при этом один. Поэтому инвентаризация в онлайн-торговле сложнее: товар, который «есть на сайте», может отсутствовать на складе, а товар, лежащий на складе, в учёте числится как «зарезервированный». Если счётчик посчитает товар на полке и сравнит со списком, многие расхождения окажутся ложными. Ниже о том, как проводить пересчёт на складе онлайн-магазина.
Пять «мест» товара
В онлайн-торговле один и тот же товар может одновременно находиться в пяти состояниях:
- Товар на полке. Он напрямую учитывается при пересчёте.
- Зарезервированный товар. Клиент сделал заказ, товар собран, но ещё не отправлен. Он физически на складе, поэтому считается, но с пометкой «резерв».
- Товар у курьера. Вышел со склада, но не дошёл до клиента. При пересчёте его не найти, поэтому для него составляется отдельный список.
- Товар, отправленный на склад маркетплейса. Он уже не на вашем складе. Остаток возьмите из собственного отчёта платформы и сверьте отдельно.
- Возвращённый товар. Клиент вернул, товар пришёл на склад, но не прошёл осмотр и не возвращён в учёт.
Пример: по учёту 10 штук товара. На полке нашли 4 штуки, 3 штуки зарезервированы и лежат в коробке, 2 штуки у курьера, 1 штука возвращена и ждёт осмотра. Если счётчик запишет только 4 штуки с полки, отчёт покажет недостачу в 6 штук, хотя на самом деле всё на месте.
Остановить каналы перед пересчётом
Во время пересчёта остаток не должен меняться. По возможности временно прекратите приём заказов или проводите пересчёт ночью. Собранные заказы отправьте до начала пересчёта или положите в отдельную зону и отметьте «резерв». Для маркетплейса и Telegram на время пересчёта остаток, возможно, придётся временно ограничить или закрыть, иначе новые заказы будут вмешиваться в процесс. Объявления «в наличии» в Telegram-канале во время пересчёта устаревают. Если на короткое время написать «заказы будут собраны после пересчёта», клиент от вас не уйдёт, а остаток не изменится. Запишите дату и час среза.
Остаток на складе маркетплейса
Если товар отправлен на склад маркетплейса, пересчитать его самостоятельно вы не сможете: пересчёт на складе платформы обычно ведёт сама платформа. Ваша задача — сверить остаток. В день пересчёта возьмите остаток из отчёта платформы и сравните со своими записями: отправлено − продано − возвращено вам должно примерно равняться остатку на платформе. В отчёте платформы могут быть и дополнительные состояния, например утерянный или повреждённый товар. Если найдётся расхождение, обратитесь к платформе письменно и сохраните ответ.
Привести остаток к одному источнику
В онлайн-торговле у каждого канала своя цифра остатка, и они могут не совпадать. После пересчёта порядок такой: результат пересчёта принимается единственным источником истины, вносится в основной учёт (1С или Excel), затем остатки во всех каналах обновляются под эти цифры. Иначе последняя единица товара продаётся в двух каналах, и второй клиент остаётся без товара.
Самые частые причины расхождений
- Перепродажа. Последняя единица продана одновременно в двух каналах.
- Возвращённый товар не поставлен на место. Он лежит в подсобке или в коробке, в учёте его нет.
- Курьер вернул товар, документа нет. Недоставленный заказ вернулся на склад, но в документе всё ещё «в пути».
- Путаница вариантов. Если у товара есть варианты по размеру и цвету, сотрудник отправляет не тот вариант: по одному образуется излишек, по другому недостача.
- Подарки и образцы. Подарок клиенту или образец для съёмки не списаны.
Правило для вариантов: каждый размер и цвет ведётся отдельной позицией с отдельным артикулом.
Вывод
Пересчёт онлайн-магазина — это не просто подсчёт полок: нужно учесть зарезервированный товар, товар у курьера, на складе маркетплейса и возвраты. Назначьте дату среза, приведите остаток к одному источнику и передайте результат во все каналы. В онлайн-торговле точность остатка напрямую влияет на доверие клиентов: знать остаток точно дешевле, чем обещать товар, а потом извиняться. StockCheck работает и на складах онлайн-магазинов: результат пересчёта передаём в виде Excel, PDF или файла для 1С.