Срез на день пересчёта: как закрыть приходы и расходы

Заметная часть расхождений, которые обнаруживаются после пересчёта, возникает не из-за потери товара, а из-за разницы во времени между документами и физическим движением. Склад живой: даже во время пересчёта кто-то может забрать или привезти товар, а документы в учёте оформляются с опозданием в несколько часов или дней. Поэтому каждая инвентаризация должна быть привязана к конкретному моменту. Этот момент называется срезом, и подготовка к нему заранее устраняет большую часть расхождений.

Что такое срез

Срез — это дата и час, на которые сверяются учёт и физическое состояние склада. Всё движение до этого момента должно быть в учёте, а то, что после него, относится к следующему периоду. Пересчёт может идти несколько часов или несколько дней, но учётный остаток «замораживается» на один момент. Иначе вы сравниваете товар в движении с неподвижным состоянием и закономерно получаете разницу.

Для склада, который нельзя остановить, например магазина или склада онлайн-торговли, срез применяют по зонам. Когда начинается подсчёт зоны, для неё назначается час среза, а остальные зоны продолжают работать. У каждой зоны свой час, и эти часы записываются в журнал.

Четыре самые частые ситуации

• Товар пришёл, приходного документа нет. На складе есть, в учёте нет: отчёт показывает излишек.
• Документ оформлен, товар ещё не пришёл. В учёте есть, на складе нет: отчёт показывает недостачу, хотя товар в пути.
• Товар отдан клиенту, расходный документ не оформлен. На складе нет, в учёте есть: снова ложная недостача.
• Перемещение между филиалами. Одна сторона отправила, другая ещё не приняла: товар не виден ни там, ни там либо считается дважды.

Пример: утром пришло 50 коробок, а документ оформили вечером. Если пересчёт пройдёт в середине дня, отчёт покажет эти 50 коробок излишком. Товар не пропал и не размножился, просто документ отстал.

Добавьте в этот список возвращённый товар: он мог вернуться на склад, но ещё не оформлен документом.

Порядок среза

1. Письменно назначьте дату и час пересчёта и сообщите учётчику.
2. До момента среза закройте все приходные и расходные документы, то есть проведите их в учёте. Составьте список документов, оставшихся в черновиках.
3. Отдельно запишите товар в пути: идущий от поставщика и отправленный в филиал. Этот список поможет объяснить расхождения после пересчёта.
4. На время пересчёта ограничьте движение: в зоне, где идёт подсчёт, товар не принимают и не выдают. Если без этого не обойтись, записывайте такие операции в отдельную тетрадь с датой и временем.
5. После пересчёта проводите документы, оформленные после среза, в обычном порядке.

Как правильно взять учётный остаток

Остаток по учёту, который вы передаёте подрядчику, должен соответствовать состоянию на момент среза, а не на следующий день после пересчёта. В 1С остаток на определённую дату и время обычно получить можно, но заранее уточните это у бухгалтера. Если вы ведёте учёт в Excel, перед началом пересчёта сохраните копию файла под отдельным именем, например «остаток на начало пересчёта». Даже если потом файл изменится по мере ввода документов, сверка будет идти по исходному.

Будьте осторожны с документами задним числом. Документ, внесённый после среза «прошлой датой», меняет остаток и ломает отчёт. По возможности так не делайте, а если сделали, запишите причину.

После пересчёта: разделяем расхождения среза

Когда отчёт готов, сопоставьте список расхождений с журналом среза и списком товара в пути. Многие строки закроются сами: «документ опоздал», «был в пути». Остальные расхождения требуют настоящей проверки: это реальная недостача или излишек. Так вы не потратите время расследования на ложные строки.

Вывод

Срез — малозаметная, но важнейшая часть пересчёта. Назначьте дату, закройте документы, запишите товар в пути и ведите журнал движений после среза. StockCheck перед пересчётом согласует, на какой момент брать учётный остаток, и помогает сопоставить список расхождений с журналом.