Загрузка из Excel: импорт списка товаров

Загрузка списка — самая важная подготовка к подсчёту. Программа для подсчёта знает только то, что есть в вашей таблице: товара, которого там нет, в списке не видно, а неверный код не распознаётся. Много времени теряется не на самом подсчёте, а из-за неаккуратной таблицы. Ниже о том, какие нужны столбцы, как очистить таблицу и что проверить после загрузки.

Какие столбцы нужны

Минимальный набор — четыре столбца:

• Артикул или другой уникальный внутренний номер;
• название товара, чтобы сотрудник на экране глазами убедился, что открылся нужный товар;
• штрихкод, то есть код, который читает сканер;
• остаток по учёту: количество из 1С или другой системы.

Дополнительные столбцы полезны, но только если их потом используют: единица измерения (штуки, коробки, кг), зона или ячейка, закупочная цена (чтобы оценить разницу в сумах), серия и срок годности. Чем больше столбцов, тем больше места для ошибки. Нужно ли показывать закупочную цену на экране считающих, решите заранее.

Подготовка и очистка списка

Список обычно берут из 1С или другой учётной системы в виде отчёта «остатки товаров». Формируйте отчёт по одному конкретному складу и на конкретную дату, затем сохраняйте в Excel. Учтите: в отчётах группы товаров и промежуточные итоги нередко идут отдельными строками. Это не товары, но при загрузке они становятся товарами. Лучше формировать отчёт без группировки, обычным списком.

Перед загрузкой сделайте копию файла и работайте с ней, а исходный оставьте нетронутым. Затем:

• в первой строке стоят названия столбцов, каждое один раз и точно: «Артикул», «Название», «Штрихкод», «Остаток»;
• уберите объединённые ячейки, пустые строки и строку «Итого» под таблицей, иначе «Итого» загрузится как товар;
• избавьтесь от скрытых столбцов, включённых фильтров и нескольких листов: нужные данные должны лежать на одном открытом листе;
• удалите лишние пробелы в начале и конце названий, один товар не должен называться двумя способами;
• найдите повторяющиеся коды, для этого достаточно условного форматирования Excel «Повторяющиеся значения». Если один код относится к двум товарам, сканер откроет не ту позицию.

Столбец с кодами: нули и длинные числа

С кодами чаще всего возникают две проблемы. Первая: Excel принимает код за число и отбрасывает ведущие нули (вместо 00123 остаётся 123). Вторая: 13-значный код превращается в 4,6E+12 и теряет последние цифры. Решение простое: переведите столбец в формат «Текст» до ввода данных. Если вид уже испорчен, цифры чаще всего не восстановить, и коды придётся заново выгружать из исходной системы. Так же опасно открывать CSV-файл в Excel, что-то менять и сохранять обратно.

Ещё две мелочи. Если количество дробное (килограммы, метры), не смешивайте запятую и точку: 2,5 и 2.5 разные программы читают по-разному. При работе с CSV файл должен быть в кодировке UTF-8, иначе узбекские буквы o', g' и кириллица превратятся в нечитаемые знаки.

Проверка после загрузки

Завершённая загрузка ещё не значит, что всё верно. Большинство программ показывают, сколько строк принято и какие отклонены. Порядок проверки:

1. Сумма принятых и отклонённых строк должна равняться числу строк в файле.
2. Запишите общую сумму остатков до загрузки и сравните с итогом в программе.
3. Выберите наугад 10–15 товаров и сверьте название, код и остаток с исходной таблицей; хотя бы один отсканируйте по-настоящему.
4. Прочитайте причины отклонённых строк: чаще всего это пустой код или повторяющийся артикул.

Типичные ошибки

• Список выгружен с остатками недельной давности, а в день подсчёта движение товара продолжалось. Обновите остатки накануне подсчёта.
• В таблице только товары по учёту, а плана, как добавить товар, найденный на складе, но отсутствующий в учёте, нет.
• Единицы перемешаны: в одной строке «коробки», в другой «штуки», и разница никому не понятна.
• Список всей сети лежит в одном файле, и каждый считающий ищет среди тысяч ненужных строк свои. Разбейте список по зонам или складам.

Вывод

Хорошо подготовленная таблица экономит большую часть времени в день подсчёта: код находится, название совпадает, разница считается верно. Если на подготовку списка и сам подсчёт не хватает времени, закажите их в StockCheck: команда посчитает по вашей таблице и передаст результат в Excel, PDF или файле для 1С.