Планирование циклического подсчёта в приложении

Раз в год останавливать склад и считать его целиком дорого и неудобно: работа встаёт на несколько дней, сотрудники устают, а результат приходит в конце года, через одиннадцать месяцев после начала недостачи. Циклический подсчёт устроен иначе: каждый день считают небольшую часть списка, и за год всё проходят несколько раз. Трудность в планировании: что считать, когда и сколько. Ниже о том, как составить календарь в таблице или программе подсчёта.

Разделите список на три класса

Не все позиции одинаково важны. Разделите товары на три класса по оборотной стоимости: в класс A входят дорогие и ходовые позиции, в класс B средние, в класс C остальные. Частота подсчёта в качестве образца может быть такой: класс A раз в месяц, класс B раз в квартал, класс C два раза в год. Точные границы вы определите по своему складу.

Расчёт дневного объёма

Пример. На складе 2400 позиций: 300 в классе A, 700 в B, 1400 в C. Число подсчётов за год:

• A: 300 × 12 = 3600;
• B: 700 × 4 = 2800;
• C: 1400 × 2 = 2800.

Всего 9200 подсчётов. В году примерно 250 рабочих дней, поэтому в день получается 9200 / 250 ≈ 37 позиций. Если при циклическом подсчёте вместе с проверкой считают около 45 позиций в час, то это 50 минут в день. Один сотрудник тратит меньше часа, а останавливать весь склад не нужно.

У циклического подсчёта есть и другая польза: когда расхождение найдено, его причина ещё свежа. След недостачи месячной давности можно проследить, а годичной давности почти невозможно.

Составление календаря

Когда расчёт готов, распределите список по дням:

1. Закрепите за каждой зоной определённый день недели, например в понедельник зона A1, во вторник A2. Сотрудники привыкнут к порядку.
2. Равномерно распределите позиции класса A по неделям, чтобы они не скапливались в один день.
3. Назначайте подсчёт на спокойное время: в начале дня, до начала приёмки и отгрузки.
4. Заранее сдвигайте календарь на праздничные и выходные дни.
5. Повесьте график там, где его видят сотрудники, или храните в общем файле.

День проходит коротко. Утром сотрудник получает дневной список, за 50 минут считает, позицию с расхождением тут же пересчитывает и записывает результат с причиной. Вечером руководителю уходит одна краткая сводка: сколько посчитано, у скольких позиций есть расхождение.

Подсчёт вне плана: триггеры

Есть случаи, когда позицию нужно считать вне календаря:

• по учёту остаток нулевой, а на полке товар виден;
• остаток по учёту получился отрицательным;
• после крупного возврата или списания;
• когда покупатель не смог получить товар, записанный как «есть»;
• если расхождение при прошлом подсчёте превысило установленный предел, повторный подсчёт через две недели.

Такие позиции входят в список сверх дневной нормы.

Обновление плана по результатам

Раз в квартал пересматривайте классы. Позиция, которая раз за разом даёт расхождения, переходит в более высокий класс и считается чаще. Позиция, давшая три цикла подряд без расхождений, опускается в более низкий класс. Допустим, сорок позиций класса C прошли три раза без расхождений: переведите их на подсчёт раз в год, а освободившееся время потратьте на проблемные места. Так план всё точнее соответствует реальному состоянию вашего склада.

Циклический подсчёт снижает нагрузку годовой большой инвентаризации, но отменит ли он её совсем, зависит от правил бухгалтерии. Выясните это у бухгалтера заранее.

Типичные ошибки:

• План есть, а человека, который готовит дневной список, нет.
• Считают только удобные зоны, трудный угол никогда не доходит до очереди.
• Дневной объём неровный: в понедельник сто позиций, в остальные дни по пять.
• Результаты не собирают, и классы не меняются даже за год.

Вывод

Циклический подсчёт заменяет большую нагрузку раз в год небольшим порядком каждый день. Ключ к нему в делении на классы, расчёте дневного объёма и обновлении плана по результатам. Если вести такой контроль самим не получается, служба постоянного контроля StockCheck составит план циклических пересчётов и передаст ежемесячный отчёт.