Панель управления: самые важные показатели

Подсчёт закончен, в таблице сотни строк. Руководитель не читает их по одной, ему нужен ответ на один вопрос: ситуация на складе улучшается или ухудшается? Панель управления должна отвечать именно на него, и для этого не нужны десятки диаграмм. Достаточно одного листа в Excel или готового экрана в программе подсчёта, на котором видны три показателя: процент точности, стоимость недостач и неисправленные расхождения.

Почему именно три показателя

Если втиснуть на панель много цифр, не смотрят ни на одну. Три показателя отвечают на три простых вопроса: насколько учёт соответствует факту, сколько разница стоит в деньгах и сколько работы осталось нерешённой. Разбивки по зонам, категориям и счётчикам нужны, чтобы «заглянуть внутрь» этих трёх цифр, а не для главного экрана.

Процент точности

Формула проста: число позиций без расхождений делим на число посчитанных позиций и умножаем на сто. Например, посчитано 420 позиций, расхождение нашлось у 21. (420 − 21) / 420 = 95 процентов.

Здесь два тонких места. Первое: заранее запишите, что считается расхождением. Для штучного товара расхождение — любое отклонение, а для килограммов и метров нормой часто считают, скажем, отклонение до одного процента. Если правило поменять, изменится и процент, а с прошлыми месяцами сравнивать станет нельзя. Второе: если точность считать по числу позиций, ошибка в одном дорогом телефоне и ошибка в десяти дешёвых кнопках выглядят одинаково весомо. Поэтому рядом поставьте точность по стоимости.

И ещё одно предупреждение: не сравнивайте процент полного пересчёта с процентом циклического. В циклическом чаще берут рискованный и ходовой товар, поэтому цифра естественно получается ниже.

Стоимость недостач: в деньгах

На цифру в сумах руководитель посмотрит, на штуки — нет. Умножайте недостачу не на цену продажи, а на себестоимость: на складе пропал купленный товар, а не упущенная наценка. Недостачи и излишки показывайте в разных столбцах, а затем сальдо, иначе они погасят друг друга.

Кроме абсолютной суммы смотрите и долю. Если товара на складе на 640 млн сумов, а недостача составляет 3,2 млн, потери равны 0,5 процента. Такая цифра позволяет сравнивать большой и малый склад, два филиала. Полезна и небольшая таблица: пять самых крупных по стоимости позиций. Основная часть потерь обычно собирается именно в этих пяти, туда и стоит направить внимание.

Неисправленные расхождения: важен возраст

Мало знать число открытых расхождений, нужен и их «возраст». Пример: не закрыто 18 расхождений, из них 11 моложе трёх дней, а 7 старше недели. Вторая группа опасна: старое расхождение постепенно становится «нормой», причина забывается, и в итоге его просто списывают. Рядом с каждым открытым расхождением должны стоять ответственный и срок. К закрытию отчётного периода открытых расхождений должно остаться ноль.

Недельный разбор и ошибки

Панель просматривают раз в неделю, например в понедельник, по 15 минут. Порядок такой: сравните три цифры с предыдущими четырьмя неделями, найдите худшую зону, примите одно решение. Выводов по результату одного дня не делайте: тенденция говорит больше.

Решение не обязано быть крупным. Поставить на худшую зону второго счётчика, заменить порванные этикетки, дообучить одного сотрудника или считать одну товарную группу дважды в неделю — это тоже решения. Важно проверить, что на следующей неделе цифра по этой зоне изменилась: тогда панель становится не украшением, а рабочим инструментом.

Частые ошибки:

• Чтобы «дотянуть» цифру до цели, счётчики начинают скрывать расхождения. Точность выглядит почти стопроцентной, а проблема остаётся закрытой.
• Панель строят по неутверждённым данным, а после исправлений цифры меняются.
• Каждый считает формулу по-своему: один по штукам, другой по строкам.
• Показателей становится двенадцать, и никто не следит ни за одним.

Вывод

Хорошая панель показывает мало цифр, но каждая из них подсказывает решение: точность описывает состояние, стоимость недостач — потери, открытые расхождения — оставшуюся работу. Если наладить такой контроль самим не хватает времени, служба постоянного контроля StockCheck подготовит ежемесячный отчёт и динамику недостач.