Серия и срок годности в приложении
При подсчёте товар с близким сроком отмечается отдельно, и его можно вовремя продать.
В складе лекарств, продуктов, косметики и бытовой химии количество — не единственный показатель. По учёту «числится» 200 штук кефира, но что, если у 120 из них срок истекает через пять дней? Подсчёт — самый дешёвый момент проверить срок: каждая коробка и так в руках. Ниже о том, как записывать при подсчёте партию и срок годности, как читать даты, как делить товар на зоны по сроку и что делать с найденным.
Почему одного количества мало
Один и тот же товар может лежать в разных партиях, и остаток ведётся по партиям. Пример: по учёту партии А 30 штук, партии Б 50 штук. При подсчёте нашлось 20 штук А и 60 штук Б. Итог в обоих случаях 80, то есть «по общему числу расхождения нет». На самом деле 10 штук взяты не из той партии: старая осталась на полке, а новая ушла первой. Такая ошибка ведёт к накоплению просроченного товара, а общее число её не показывает.
Поэтому товар с ограниченным сроком отгружают по принципу FEFO: первым уходит то, что раньше истекает. Этот порядок поддаётся контролю, только если подсчёт идёт в разрезе партий.
Что и как записывать
В каждой строке должно быть четыре вещи: код товара, номер партии (серии), срок годности и количество. Каждую партию записывайте отдельной строкой, не объединяйте их. Если в одной коробке перемешаны разные партии, вскройте её и пересчитайте раздельно. Для скорости, если у одной партии много коробок, вводите дату один раз и добавляйте количество.
Часто в штрихкоде есть только код товара, а партию и дату вводят с этикетки вручную. Некоторые двумерные коды содержат партию и дату, но не предполагайте этого, сначала проверьте свои этикетки.
При чтении дат помогают три правила:
- Не путайте дату изготовления и срок годности. Если на этикетке указаны только дата изготовления и срок хранения (например, 24 месяца), рассчитайте и запишите дату окончания.
- Если указаны только месяц и год (03/2027), обычно считают, что товар годен до последнего дня этого месяца. Зафиксируйте это как правило компании.
- Если дата стёрта или не читается, не угадывайте: отметьте позицию как «дата неизвестна» и отложите отдельно.
Зоны по сроку
Разделите каждую партию в списке по цветам, по принципу светофора. Приведённые значения — образец, границы вы определяете сами с учётом товара и условий клиентов. Для товара с полугодовым сроком: если осталось больше 90 дней, зелёный, от 30 до 90 дней — жёлтый, меньше 30 дней — красный. У молочных продуктов с коротким сроком границы измеряются днями. Крупные торговые точки при приёмке могут требовать определённую долю оставшегося срока, поэтому посмотрите и свой договор.
Пример. Посчитаны три партии кефира: в партии А 120 штук, осталось 5 дней; в партии Б 50 штук, 12 дней; в партии В 30 штук, 21 день. Если границы взять 7 и 14 дней, А будет красной, Б жёлтой, В зелёной. Значит, именно сегодня нужно решение по 120 штукам: продать со скидкой или вернуть поставщику. Общая цифра (200 штук) об этом ничего не говорит.
Что делать с найденным
Цвет зоны определяет действие:
- Красный: сразу выставить на продажу или сделать акцию, вернуть поставщику, если это предусмотрено договором. Просроченный товар убирают в отдельное место, и в продажу он не попадает, а списание оформляют актом с фото.
- Жёлтый: переложить на передний край полки, предупредить продавцов.
- Зелёный: хранить в обычном порядке.
Типичные ошибки:
- Записывают дату только первой коробки, а остальные считают такими же.
- Красный список составляют, но никому не передают, и на этом работа заканчивается.
- Партии сливают в одну строку, и общая цифра показывает «всё в порядке».
Вывод
Подсчёт по партиям и срокам занимает немного больше времени, но взамен заранее показывает потери: товар с истекающим сроком ещё можно успеть продать, пока его не пришлось списывать. Если хотите передать подсчёт специалистам, команда StockCheck заранее согласует порядок подсчёта и передаст результат в Excel или PDF.