Когда проводить инвентаризацию: календарь и периодичность

Многие компании откладывают инвентаризацию на конец года, потому что в это время сдаётся отчётность. В итоге пересчёт попадает на самый загруженный период: разгар продаж, бухгалтер занят закрытием года, у подрядчиков длинные очереди. На самом деле «когда» и «как часто» — это отдельные решения, и принимать их нужно с учётом собственного ритма бизнеса. Ниже о том, как это сделать.

Чем опасно ждать конца года

Когда считают раз в год, недостача копится двенадцать месяцев. В конце года вы видите цифру «не хватает», но причина уже потеряна: кто принимал, в каком месяце была ошибка, какой документ остался открытым, никто не помнит. Небольшое расхождение можно найти за месяц, а крупное через год почти невозможно объяснить. Условный пример: допустим, в магазине каждый месяц накапливается непонятная разница в полпроцента оборота. За месяц это незаметно, за двенадцать она достигает шести процентов, и для поиска причины уже не осталось никаких следов. Поэтому даже компании, которые ограничиваются полным годовым пересчётом, полезно проводить в промежутке хотя бы выборочные.

Удобные окна

Лучшее время для пересчёта — когда продажи и движение грузов минимальны. В каждом бизнесе есть такой период:

• В магазине и на оптовой базе перед праздниками продажи растут, а первые недели после праздника обычно спокойные.
• В стройматериалах удобны конец зимы и начало весны, перед открытием сезона.
• В одежде при смене сезона остатки всё равно пересматриваются, и логично совместить с этим пересчёт.
• В онлайн-торговле удобна тихая неделя после больших акций: возвраты собраны, остатки стабильны.

Не считайте перед акциями, праздниками и крупными поставками. В это время документы меняются быстро, и точно зафиксировать срез на день пересчёта трудно. Продумайте и день недели с часом: вечером или в выходной покупателей меньше, а сотрудники могут полностью заняться пересчётом.

Как часто считать

Все товары не нужно считать с одинаковой частотой. Простая схема делит товар на три группы:

1. Дорогой или быстро оборачиваемый товар. У таких позиций высокий риск недостач, поэтому их целесообразно выборочно пересчитывать раз в месяц.
2. Средняя группа. Обычно достаточно считать раз в квартал.
3. Дешёвый и медленно оборачиваемый товар. Его хватит просматривать раз в год, во время полного пересчёта.

Товар с ограниченным сроком, например продукты или лекарства, дополнительно нужно просматривать чаще. Схема приблизительная: границы групп определите сами, исходя из своего товара, истории недостач и числа сотрудников.

Эта дополнительная работа не так велика, как кажется. Допустим, из 2000 позиций 200 попали в дорогую группу. Считать их раз в месяц — значит просматривать десятую часть списка, то есть это работа одного человека на несколько часов, а не пересчёт, при котором останавливается весь склад.

Пересчёт по событию

Бывают случаи, когда считать нужно и вне календаря:

• При смене заведующего складом или материально ответственного сотрудника: чтобы новый человек не принимал на себя чужую недостачу.
• При открытии нового филиала или переезде склада.
• Когда возникло подозрение на недостачу или поступил сигнал о краже.
• При продаже бизнеса, разделе с партнёром или получении кредита, то есть когда нужна точная стоимость остатков.

При смене ответственного старый и новый сотрудники должны присутствовать оба и подписать результат, иначе потом неясно, кто за что отвечает. Такой пересчёт возникает неожиданно, поэтому полезно заранее быть на связи с подрядчиком.

Годовой календарь

В начале года напишите план на одну страницу: в каком месяце полный пересчёт, в какие месяцы выборочные, кто отвечает, какой подрядчик. К концу года очередь у подрядчиков растёт, так что время для полного пересчёта лучше занять заранее. Сообщите о плане и сотрудникам: тогда пересчёт воспринимается не как внезапная «проверка», а как обычный порядок.

Вывод

Инвентаризация — не «обязанность конца года», а контроль, настроенный под ритм бизнеса. Выберите окно с низкими продажами, дорогой и быстрый товар считайте чаще, остальное реже и будьте готовы к пересчёту по событию. StockCheck работает и разово, и на постоянной основе: проводим пересчёт раз в квартал или каждый месяц по графику и передаём отчёт.