Подсчёт по зонам: кто за что отвечает

В инвентаризации дороже всего обходятся два вида ошибок: какое-то место не посчитали совсем или посчитали дважды. У обеих одна причина: размытый порядок «все считают всё». Решение простое: разделить склад на зоны и за каждой зоной закрепить конкретного человека. Остальное после этого в основном выстраивается само.

Как разделить склад

Есть три распространённых способа нарисовать зоны:

• По физическому месту. Ряды, проходы или блоки стеллажей: A-1, A-2, B-1 и так далее. Это самый простой и понятный вариант.
• По товарным группам. Например, отдельная зона для продуктов с холодильным хранением или бытовой химии. Тогда специалист работает в знакомой области.
• Смешанный способ: большой склад делится по местам, а отдельные отделы внутри по группам.

Старайтесь делать зоны примерно равными по объёму. Если в одной зоне 300 позиций, а в другой 3000, первый сотрудник быстро закончит и будет ждать второго. Равные зоны заканчиваются одновременно.

Дайте каждой зоне короткое неповторяющееся имя (A-1, B-3) и пишите его одинаково на схеме, в списке на телефоне и на табличке у стеллажа. Два разных названия превращаются в два разных понятия.

Кто за что отвечает

После зон нужно чётко записать роли. Часто хватает пяти:

1. Общий ответственный (координатор). Отвечает за план, карту зон, график и итоговый результат.
2. Начальник зоны. Руководит считающими в своей зоне и проверяет зону перед закрытием.
3. Считающий. Считает только в своей зоне и сообщает начальнику зоны обо всём сомнительном.
4. Проверяющий. Независимый человек из другой зоны, выборочно пересчитывает.
5. Материально ответственное лицо или бухгалтер. Разбирает список расхождений и решает по корректировке.

На небольшом складе роли могут совмещаться, но одно правило остаётся: тот, кто считал зону, не проверяет себя сам.

Пусть ответственность будет письменной. Хватит простой таблицы: название зоны, имя ответственного, время начала и окончания работы, номер телефона. Тогда во время работы не придётся тратить время на вопрос «чья это зона?».

Места, которые не принадлежат никому

Чаще всего при подсчёте забывают то, что лежит на границе зон. Пропишите отдельно:

• зона приёмки и товар, который ещё не разложен;
• место для возвратов и повреждённого товара;
• паллеты посреди прохода;
• запасы в офисе или в боковых помещениях;
• товар в пути или хранящийся вне склада.

Дайте каждому из этих мест отдельный номер зоны и ответственного. Именно такие места часто оставляют со словами «это не моя зона», а недостача потом обнаруживается как раз в них.

Правило закрытия зоны

Зона закрывается только после выполнения трёх условий:

1. Все места посчитаны и отмечены.
2. Начальник зоны сверил записи со списком.
3. Сомнительные позиции пересчитаны.

Возвращаться в закрытую зону нельзя, только с разрешения общего ответственного. Это правило защищает от того, что товар «ходит по складу» и цифры меняются.

Сохраните запись о закрытии зоны: кто, когда и сколько позиций посчитал. При появлении расхождений она очень выручает. Цель не в поиске виноватого, а в поиске причины: сразу видно, в какой зоне, в какое время и каким способом считали.

Небольшой пример

Допустим, склад площадью 1200 квадратных метров вы разделили на восемь зон, в каждой по 5–6 рядов стеллажей. Работают восемь считающих, два начальника зоны, один общий ответственный и два проверяющих. К двум часам дня шесть зон закрыты, две отстают. Ответственный отправляет проверяющих в отстающие зоны, и каждый берёт на себя часть зоны. В итоге к концу дня известно, через чьи руки прошло каждое место в списке.

Вывод

Разделение на зоны — это больше про распределение ответственности, чем про подсчёт товара. Когда есть чёткая карта, понятные роли, хозяева у ничейных мест и правило закрытия зоны, подсчёт идёт организованно. Если опыта подсчёта крупного склада по зонам нет, можно заказать проверку в StockCheck: команда составит карту зон, поработает со сканерами и передаст результат в разрезе зон.