Подготовка к инвентаризации: план на 7 дней

Чем аккуратнее склад в день инвентаризации, тем быстрее и дешевле проходит пересчёт. Если товар разложен не по местам, пустые коробки загораживают проход, а документы не закрыты, счётчики тратят половину времени не на подсчёт, а на наведение порядка, и вы платите за эти часы. Приведённый план начинается за неделю до дня пересчёта и не требует специального оборудования.

7 и 6-й день: ответственные и объём

Сначала определите, кто за что отвечает. Нужны минимум три человека: ответственный за объект (обычно заведующий складом), ответственный за учёт (бухгалтер или учётчик) и сотрудник, который готовит данные. Затем запишите объём: сколько позиций (артикулов), сколько мест (стеллажи, помещения, этажи) предстоит считать, сколько зданий или филиалов участвуют. Например: 2400 позиций, 180 ячеек, одно здание. Без этих трёх цифр подрядчик не назовёт точный срок и цену.

Запишите и цель: это полный или выборочный пересчёт, нужен он для годового отчёта или из-за смены заведующего. Цель определяет метод и глубину проверки.

5 и 4-й день: физический порядок

Физический порядок сильнее всего влияет на скорость пересчёта. Пройдите по складу и сделайте следующее:

• По возможности соберите одинаковый товар в одном месте. Позиция, разбросанная по трём стеллажам, будет посчитана три раза, и вероятность ошибки растёт во столько же.
• Повреждённый, просроченный и возвращённый товар выделите в отдельную зону и подпишите.
• Вынесите пустые коробки, упаковку и мусор: они закрывают обзор.
• Подпишите или обновите номера стеллажей и ячеек так, чтобы их было видно.
• Отложите товар без этикетки или с нечитаемой этикеткой, на него потребуется отдельное время.

3 и 2-й день: документы и данные

Выгрузите учётные остатки из 1С или Excel в файл: артикул, название, единица измерения, код (если есть) и количество по учёту. Если подрядчик приедет с этим списком, сверка после подсчёта начнётся сразу. Заодно проверьте незакрытые документы: есть ли товар, на который ещё не оформлена приходная накладная, груз, отданный клиенту, но не списанный, отправка в другой филиал, которая уже в пути? Такие документы потом превращаются в «загадочные» расхождения.

Отдельное внимание уделите единицам измерения: в учёте товар числится коробками, а на складе считается штуками (или наоборот). Если в списке указано, сколько штук в одной коробке, после пересчёта не появится множество ложных «расхождений».

Предупредите и поставщиков о дате пересчёта. Если получится, договоритесь не принимать новый товар в этот день или держите прибывший товар в отдельной зоне, не включая его в учёт.

Накануне и в день пересчёта

Напомните сотрудникам правило: во время пересчёта нельзя двигать товар, самовольно забирать его и ставить на стеллажи новый. Заранее сообщите бригаде подрядчика о пропуске, парковке, розетках и освещении. Если есть тёмные, холодные или запирающиеся помещения, выясните, у кого ключи. Заранее договоритесь и о том, как закрывать помещения по окончании пересчёта и когда передавать результат.

Утром пройдите по складу вместе со счётчиками, покажите зоны и порядок их обхода. Назначьте одного человека, который отвечает на вопросы: разные ответы от двух-трёх людей останавливают работу. В конце дня вместе посмотрите первый результат, и места, требующие исправления, станут известны сразу.

Типичные ошибки подготовки

• Начинать подготовку за день до пересчёта. Перекладывать товар приходится всю ночь, и утром счёт начинает уставшая команда.
• Не обновить файл остатков в последний день. Приходы и расходы последних дней в списке отсутствуют, а расхождение уже готово.
• Не назначить ответственного. Подрядчик не знает, к кому обратиться с вопросом, и простаивает.
• Смешать брак с обычным товаром. В итоге негодный товар посчитают как годный.

Вывод

Хорошая подготовка сокращает и время пересчёта, и расходы, и споры после него. План простой: назначить ответственных, навести порядок, подготовить данные и предупредить сотрудников. В заказе StockCheck мы тоже сначала спрашиваем объём и состояние склада и при необходимости осматриваем объект, чтобы список подготовки был точным.